Als planner en werkvoorbereider leid je de routeplanning van veegwagens in goede banen. Maar dat niet alleen, je legt namelijk ook verantwoording af aan jouw leidinggevende of manager. Dat laatste is in de praktijk vaak lastiger dan gedacht. Hiervoor heb je gegevens nodig die kloppen met de werkelijkheid en je overzichtelijk kan weergeven. Maar welke gegevens heb je nou precies nodig bij het maken van een rapportage van de veegwagens? In dit blog vertellen we welke vijf elementen essentieel zijn.

Doelstelling

In een rapportage wordt vaak direct gestart met datgene waar het om gaat: harde cijfers. Daar draait het immers om, toch? Belangrijk is om in je achterhoofd te houden dat de rapportage alles te maken heeft met (lange termijn) doelstellingen. De cijfers zijn belangrijk om te bepalen hoe het nu gaat en of deze doelstellingen behaald worden. Ook al maak je maandelijks een rapport, het blijft belangrijk om iedereen die het rapport leest eraan te herinneren waarom je het maakt. Herhaal daarom aan het begin van elke rapportage de doelstellingen. Begin ook bij het eerste rapport met een nulmeting, zodat je precies kan meten wat je vooruitgang is.

Geveegde tijd op een dag

Chauffeurs van de veegwagen maken hun uren op de dag buiten. Dat betekent dat het soms giswerk is hoeveel er geveegd is aan het einde van de dag. Dat de werkdagen acht uur duren, betekent niet dat er ook acht uur geveegd wordt. Daarom is het handig om in kaart te brengen hoeveel uren er in totaal geveegd wordt op een dag. Dat kan bijvoorbeeld door een handige ingebouwde modem, die precies registreert hoeveel uren de borstel aan de grond staat. Door deze gegevens krijg je een indruk van de productiviteit. Zo kom je erachter of je misschien te weinig veegwagens hebt voor de werklast.

Afgelegde routes

Een ander belangrijk element in je rapportage van de veegwagens is het in kaart brengen van de afgelegde routes. Deze informatie kun je op verschillende manieren verkrijgen. Bijvoorbeeld door chauffeurs aan te laten kruisen waar ze zijn geweest op een dag of door zo’n zelfde handige modem die dit voor je meet. Belangrijk om mee te nemen hoe vaak in een bepaalde straat wordt geveegd. Je krijgt hiermee inzicht in de efficiëntie van de routeplanning van de veegwagens.

Visuele weergave van de resultaten

Om doelstellingen te behalen, neem je onder andere bovengenoemde resultaten mee in je rapportages. Een van de dingen die echt aanraden bij het maken van die rapportage, is het visueel maken van resultaten. Denk aan cirkeldiagrammen en lijngrafieken met de ontwikkelingen over de laatste maanden. Dit maakt de rapportage gemakkelijker te interpreteren, zonder dat de lezer door een brei aan cijfers heen moet ploeteren.

Actiepunten

Sluit elk rapport dat je maakt af met actiepunten. Heb je gezien dat de productiviteit van de veegwagens is gedaald afgelopen maand? Stel bijvoorbeeld een actiepunt op om bepaalde chauffeurs hierover aan te spreken. Pak de actiepunten er ook bij het maken van de volgende rapportage weer bij, zodat je precies bij kunt houden (en laten zien!) waaraan je gewerkt hebt.

Houd het overzichtelijk

Bovenstaande elementen zijn essentieel bij het maken van rapportages, stel je zelf daarnaast steeds de vraag of dingen relevant zijn. Maak de rapportage zo simpel mogelijk, het liefst maar een of twee a4tjes. Dat bespaart jou niet alleen tijd met het maken ervan, maar zorgt ook voor beter begrip bij de lezer. Als je meer wilt weten over het nieuwe vegen waarbij rapportages ook een belangrijke rol spelen, download dan onderstaand e-book.

Welke elementen zijn voor jou onmisbaar in je rapportage? Laat het weten in een reactie!