Jewel%20blog

Blog

Zo haal je het optimale uit BOR meldingen

authorIcon Geschreven door Jeroen van Ammers topicIcon BOR

burgermeldingen en ploegmeldingen beheer openbare ruimte

Eén burgermelding kost gemiddeld zo’n 100 euro. Zonde, want ondanks het feit dat burgers meedenken en meldingen doorgeven, moet iemand uit jouw organisatie vaak nog even zelf gaan kijken wat er nu precies aan de hand is. Dankzij apps is het voor burgers heel laagdrempelig gemaakt om een melding te doen. Er is een duidelijke trend te zien in Nederland op dit gebied. Het aantal BOR meldingen stijgt sterk maar het straatbeeld verandert niet wezenlijk. Pas na de beoordeling van een van jouw collega’s kan de juiste taak pas worden vastgesteld en ingepland. In het ideale geval zijn jouw medewerkers de burger voor  door zelf de melding te maken. Hoe dat precies in z’n werk gaat, lees je in dit blog.

BOR meldingen bestaan uit burgermeldingen en ploegmeldingen

Voordat ik dieper op dit onderwerp in ga, benoem ik eerst kort het verschil tussen burgermeldingen en ploegmeldingen. 

Burgermeldingen

Een burgermelding gebeurt vaak via een meldsysteem (bijvoorbeeld via een burgermeldingensysteem als Buiten beter of Verbeter de buurt.. Hierin kan een burger doorgeven wat het probleem is, wat de locatie (ongeveer!) is en er eventueel een foto bijplaatsen. Deze meldingen zijn vaak erg detail gericht. Een foto van het probleem omvat bijvoorbeeld alleen de tegel die scheefligt, zonder de omliggende locatie. De burgermelding moet worden geregistreerd en later worden teruggekoppeld. 

Ploegmeldingen

Dit zijn de meldingen die jouw medewerkers buiten doen. Dit zijn meldingen die meer context geven aan het probleem: hierbij wordt bijvoorbeeld benoemd wat de locatie is en mogelijke oorzaken. Bij een losliggende tegel kan dit gaan over vrachtauto’s die erover rijden of door worteldruk. Deze vakkundige meldingen kunnen ook nauwkeuriger locatie doorgeven en geven een beter beeld van de werkzaamheden die nodig zijn om het probleem op te lossen.

Laat ik vooropstellen dat het zeker fijn is dat burgers proactief meewerken aan een schonere buitenruimte. Echter, de verbetering zit ‘m in de opvolging van burgermeldingen en het koppelen met de ploegmeldingen. Dat laatste was tot nu toe erg lastig, omdat meldingen doen met een papieren kaart en een post-it ongemakkelijk is en daardoor niet vaak wordt gedaan. Gelukkig kan het nu anders. 

Dankzij ploegmeldingen proactief werken

Vakkundige meldingen kunnen je helpen bij het opzetten van een proactieve manier van werken en kunnen daarmee uiteindelijk leiden tot minder burgermeldingen. Dat begint bij een goede inrichting van het meldingssysteem voor medewerkers buiten. Met behulp van één druk op de knop via de applicatie: locatie bepalen, foto’s toevoegen, notitie toevoegen en terugkoppelen naar de collega’s binnen. De planner kan met behulp van deze kwalitatieve feedback direct een taak inplannen en hoeft niemand meer op pad te sturen naar buiten. Door direct een taak hiervoor aan te maken, wordt de melding sneller opgelost. Wil een andere medewerker buiten dezelfde melding maken als zijn collega? Dan krijgt hij te zien dat de melding al gedaan is, waardoor dubbel werk wordt voorkomen.

Het resultaat: betere burgerbeleving!

Eén van de belangrijkste redenen om te zorgen voor een schonere buitenruimte, is zodat de burgerbeleving beter wordt. Burgers hebben tenslotte weinig aan een beeldniveau: zij willen vooral het gevoel hebben dat het buiten schoner is en dat hieraan wordt gewerkt. Eén van de belangrijkste manieren voor jouw organisatie om hieraan bij te dragen, is door prioriteiten te stellen in de werkzaamheden. De werkwijze hiervoor is als volgt:

  • Luister naar burgers: wat zijn belangrijke werkzaamheden in een gebied of wijk? Waar moet de nadruk op liggen? In de ene wijk kan graffiti een grote rol zijn, terwijl in een andere wijk de nadruk moet liggen op overvolle afvalbakken.
  • Maak een lijstje van de vijf belangrijkste werkzaamheden. Als je werkt met de Jewel Schoon applicatie, kunnen medewerkers meldingen doen over deze werkgangen met één druk op de knop. En, extra handig: als een collega de melding al heeft gemaakt, kan hij niet nogmaals gedaan worden. Dat bespaart tijd!
  • Bekijk de meldingen die binnen zijn gekomen van je collega’s buiten en plan direct werkzaamheden in.

Op deze manier kun je direct proactief aan de slag en kun je de burgermelding verbeteren. Je weet immers waar het zwaartepunt ligt en kunt snel actie ondernemen. Dit kun je ook afstemmen met de beleidsplannen, zowel vooraf (door hierover meldingen te laten maken) als achteraf (door de resultaten terug te koppelen in de organisatie). 

Maak de cirkel rond: meldingen terug melden bij burgers

De gouden combinatie ligt in het gebruik maken van je collega’s buiten door hen ploegmeldingen te laten doen en het goed registreren van de werkzaamheden en meldingen. Zo kun je namelijk, wanneer er een nieuwe burgermelding binnenkomt, direct zien of hier al een interne melding van is gemaakt. Zo hoef je geen extra personeel de melding te laten controleren. Daarnaast kun je de burgermelding koppelen aan de taak, zodat je gemakkelijker aan de burger kunt laten weten dat de taak is opgelost. Dat scheelt weer werk!

Maakt jouw organisatie al gebruik van ploegmeldingen? En hoe zorg je dat burgermeldingen goed worden afgerond? Laat het me weten in een reactie. Wil je direct meer weten over hoe je Nederland nog schoner krijgt met hetzelfde team? Download dan onderstaand e-book.                                          download e-book Nederland nog schoner

Deel dit blog | |

Over dit blog

Via onze blogs houden we je op de hoogte van ontwikkelingen in de branche. 

Nieuwe blogs in je mailbox ontvangen?

Nieuwste artikelen